Beo – Kartu Tanda Penduduk (KTP) merupakan identitas vital bagi setiap warga negara Indonesia. Dokumen ini menjadi syarat mutlak untuk mengakses hampir seluruh layanan publik, mulai dari perbankan, BPJS, hingga urusan administrasi negara lainnya.
Namun, risiko dokumen fisik hilang, patah, atau tulisan memudar sering kali tidak terhindarkan. Ketika hal ini terjadi, proses penggantian harus segera dilakukan agar akses terhadap layanan publik tidak terhambat.
Mencetak ulang KTP elektronik (e-KTP) kini jauh lebih sederhana dibandingkan beberapa tahun lalu. Pemerintah melalui Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) telah memangkas birokrasi yang berbelit.
Masyarakat tidak lagi memerlukan surat pengantar dari RT/RW untuk sekadar mengurus cetak ulang akibat hilang atau rusak. Pemahaman mengenai alur terbaru ini sangat penting agar proses pengurusan berjalan efisien dan tidak membuang waktu.
“Disclaimer: Informasi dalam artikel ini disediakan untuk tujuan informasi umum dan tidak dimaksudkan sebagai saran profesional. Pembaca disarankan melakukan verifikasi tambahan atau berkonsultasi dengan pihak terkait sebelum mengambil keputusan.”
Mengapa KTP yang Bermasalah Harus Segera Diganti?
Membiarkan KTP dalam kondisi rusak parah atau tidak segera mengurus kehilangan memiliki risiko keamanan data. KTP yang tercecer bisa disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab untuk pinjaman online ilegal atau tindak kejahatan penipuan.
Selain itu, chip yang tertanam di dalam e-KTP yang patah atau terkelupas sering kali tidak terbaca oleh alat card reader di instansi pelayanan publik.
Kondisi fisik kartu yang prima sangat dibutuhkan untuk verifikasi visual, sementara kondisi chip yang baik diperlukan untuk verifikasi data biometrik. Oleh karena itu, prioritas utama ketika menyadari dokumen ini bermasalah adalah menyiapkan persyaratan untuk penerbitan ulang.
Syarat Dokumen Pengajuan Cetak Ulang KTP
Persyaratan administrasi kini jauh lebih ringkas. Dokumen yang perlu disiapkan bergantung pada alasan pengajuan, apakah karena kehilangan atau kerusakan fisik.
Berkas untuk Kasus Kehilangan
Jika fisik kartu tidak lagi berada dalam penguasaan pemilik karena dicuri, terjatuh, atau lupa menaruh, dokumen utama yang wajib ada adalah surat bukti lapor dari kepolisian. Berikut rinciannya:
- Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian (Asli): Dokumen ini bisa didapatkan di kantor Polsek atau Polres setempat. Saat membuatnya, petugas biasanya akan meminta fotokopi KTP (jika ada) atau Kartu Keluarga untuk memverifikasi data pelapor. Pastikan surat ini masih dalam masa berlaku (biasanya 14 hari sampai 1 bulan).
- Fotokopi Kartu Keluarga (KK): Bawa juga KK asli hanya untuk diperlihatkan kepada petugas loket Dukcapil jika diminta verifikasi.
Berkas untuk Kasus Kerusakan Fisik
Untuk kasus seperti kartu patah, terkelupas, foto buram, atau data sulit terbaca, tidak diperlukan surat dari kepolisian. Syaratnya meliputi:
- Fisik KTP Elektronik yang Rusak (Asli): Kartu lama wajib diserahkan kepada petugas Dukcapil sebagai bukti bahwa permohonan bukan karena hilang, melainkan tukar fisik.
- Fotokopi Kartu Keluarga (KK): Sebagai basis data verifikasi NIK.
Tidak perlu lagi meminta surat pengantar dari RT atau RW. Aturan ini telah dihapus sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
Prosedur Pengurusan Secara Tatap Muka (Offline)
Meskipun layanan online mulai marak, datang langsung ke kantor pelayanan masih menjadi pilihan utama bagi banyak orang karena kepastian waktu jadi yang sering kali lebih cepat (tergantung ketersediaan blangko).
Mengunjungi Kantor Disdukcapil atau Kecamatan
Langkah paling konvensional adalah mendatangi kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) atau kantor Kecamatan di domisili sesuai KTP.
- Ambil Nomor Antrean: Usahakan datang pagi hari karena kuota pelayanan cetak KTP biasanya terbatas setiap harinya.
- Serahkan Berkas: Berikan seluruh persyaratan (Surat Kehilangan/KTP Rusak + KK) ke loket pendaftaran.
- Verifikasi Data: Petugas akan memeriksa kesesuaian data NIK di KK dengan data di database kependudukan.
- Proses Cetak: Jika blangko tersedia dan tidak ada perubahan data, proses pencetakan bisa selesai dalam hitungan jam atau maksimal 1 hari kerja.
- Pengambilan: Pemohon akan dipanggil untuk mengambil fisik KTP baru. Tidak ada perekaman ulang foto atau sidik jari kecuali ada perubahan data fisik yang ekstrem atau kerusakan data biometrik di server.
Mencetak Melalui Mesin ADM (Anjungan Dukcapil Mandiri)
Di beberapa kota besar, pemerintah telah menyediakan mesin ADM. Mesin ini bekerja layaknya ATM bank, namun mengeluarkan dokumen kependudukan.
- Daftarkan diri terlebih dahulu ke Dukcapil setempat atau melalui aplikasi layanan kependudukan daerah masing-masing untuk mendapatkan PIN dan QR Code.
- Datang ke lokasi mesin ADM.
- Scan QR Code atau masukkan PIN yang diterima via email/SMS.
- Pilih menu cetak e-KTP.
- Tunggu proses pencetakan selesai dan mesin akan mengeluarkan fisik KTP baru.
Cara ini sangat efektif menghindari antrean panjang dan interaksi tatap muka, namun sangat bergantung pada ketersediaan mesin dan blangko di dalam mesin tersebut.
Langkah Pengajuan Melalui Layanan Online
Bagi masyarakat yang sibuk, opsi online adalah solusi terbaik. Hampir setiap Kabupaten/Kota kini memiliki aplikasi atau situs web pelayanan kependudukan sendiri (misalnya “Alpukat Betawi” untuk Jakarta, “Sipon Kediren” untuk Tangerang, dll).
- Akses Situs/Aplikasi Resmi: Cari tahu laman resmi Disdukcapil sesuai domisili di mesin pencari.
- Registrasi Akun: Buat akun menggunakan NIK dan Nomor KK.
- Pilih Menu Cetak Ulang: Cari menu “Cetak Ulang KTP-el” atau “KTP Hilang/Rusak”.
- Unggah Dokumen: Foto atau scan dokumen persyaratan (Surat Kehilangan/Foto KTP Rusak dan KK) lalu unggah ke sistem. Pastikan hasil foto jelas dan terbaca.
- Pantau Status: Cek notifikasi secara berkala. Jika disetujui, akan ada pemberitahuan kapan KTP bisa diambil.
- Pengambilan: Bawa bukti pendaftaran dan dokumen asli ke tempat pengambilan yang ditunjuk (Kelurahan, Kecamatan, atau Dukcapil). Beberapa daerah bahkan menyediakan layanan jasa kirim ojek online.
Solusi Jika Blangko E-KTP Kosong: Beralih ke IKD
Masalah klasik yang sering dihadapi adalah habisnya stok blangko KTP elektronik di daerah. Jika hal ini terjadi, petugas biasanya akan menerbitkan Surat Keterangan (Suket) sebagai pengganti sementara.
Namun, saat ini pemerintah mendorong penggunaan Identitas Kependudukan Digital (IKD) atau KTP Digital. IKD adalah versi digital dari KTP yang tersimpan di smartphone.
- Unduh aplikasi “Identitas Kependudukan Digital” di Play Store/App Store.
- Lakukan registrasi NIK, email, dan nomor HP.
- Lakukan verifikasi wajah (Face Recognition).
- Scan QR Code di kantor Dukcapil setempat untuk aktivasi.
IKD sah digunakan untuk pelayanan publik, seperti di bandara atau stasiun kereta, sehingga ketiadaan fisik KTP sementara waktu tidak menjadi masalah besar.
Biaya dan Estimasi Waktu Penyelesaian
Penting untuk ditegaskan bahwa seluruh proses pengurusan administrasi kependudukan, termasuk cetak ulang KTP hilang atau rusak, adalah GRATIS alias tidak dipungut biaya sepeser pun. Hal ini dijamin oleh Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas UU Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.
Jika ada oknum petugas yang meminta sejumlah uang, laporkan hal tersebut melalui layanan pengaduan resmi pemerintah (misalnya Lapor.go.id atau hotline Dukcapil Kemendagri).
Estimasi Waktu:
- Kondisi Normal: 1 x 24 jam (One Day Service).
- Kondisi Antrean Padat/Gangguan Jaringan: 3 – 7 hari kerja.
- Kondisi Blangko Habis: Tidak dapat dipastikan (menunggu kiriman blangko dari pusat), namun biasanya langsung diberikan opsi aktivasi IKD.
Tips Agar Proses Pengurusan Lancar
Agar tidak bolak-balik saat mengurus dokumen, perhatikan hal-hal mendasar berikut:
- Pastikan Data di KK Sudah Benar: Jika ada perbedaan data antara KTP lama dan KK, sistem akan menolak pencetakan. Lakukan perbaikan data KK terlebih dahulu.
- Fotokopi Rangkap: Siapkan fotokopi KK lebih dari satu lembar untuk cadangan.
- Pakaian Rapi: Meskipun hanya mengambil KTP, berpakaian rapi adalah bentuk menghargai instansi pelayanan publik. Jika ternyata diperlukan foto ulang karena data korup, pemohon sudah siap.
- Hindari Calo: Menggunakan jasa pihak ketiga berisiko pada keamanan data pribadi dan tentu saja memakan biaya yang tidak perlu.
FAQ tentang Cara Cetak Ulang KTP Hilang atau Rusak
Q: Apakah mengurus KTP hilang bisa diwakilkan?
A: Secara aturan, pengurusan sebaiknya dilakukan sendiri untuk verifikasi biometrik jika diperlukan. Namun, pengambilan fisik KTP yang sudah jadi bisa diwakilkan oleh anggota keluarga dalam satu KK dengan membawa bukti pendaftaran dan KK asli/fotokopi.
Q: Berapa biaya denda jika KTP hilang?
A: Tidak ada denda administratif untuk KTP yang hilang atau rusak. Seluruh proses penggantian di Dinas Dukcapil adalah gratis (Rp0).
Q: Apakah bisa cetak ulang KTP di luar domisili asal?
A: Bisa. Dukcapil menerapkan layanan “Rekam Cetak Luar Domisili”. Pemohon dapat mengajukan cetak ulang di kantor Dukcapil mana pun di Indonesia tanpa perlu surat pindah, asalkan data kependudukan sudah tunggal (tidak ganda) dan jaringan tersedia.
Q: Berapa lama masa berlaku KTP elektronik pengganti?
A: KTP elektronik berlaku seumur hidup, meskipun di kartu tercantum tanggal kedaluwarsa (untuk cetakan lama). Penggantian hanya perlu dilakukan jika ada perubahan data status, alamat, atau kerusakan fisik.
Q: Apakah foto di KTP bisa diganti saat cetak ulang?
A: Bisa, namun dengan syarat tertentu. Pergantian foto biasanya diizinkan jika kondisi fisik pemohon sudah berubah drastis dari foto lama, pemohon yang dulunya tidak berjilbab menjadi berjilbab (atau sebaliknya), atau foto lama sudah buram/rusak.
Kesimpulan
Mengurus cetak ulang KTP yang hilang atau rusak bukanlah proses yang rumit asalkan seluruh persyaratan dokumen telah lengkap. Kunci utamanya adalah menyiapkan Surat Keterangan Kehilangan dari kepolisian untuk kasus hilang, atau membawa fisik kartu lama untuk kasus rusak, serta melampirkan Kartu Keluarga.
Dengan adanya opsi pelayanan online dan mesin ADM, fleksibilitas pengurusan kini semakin tinggi. Tidak ada alasan untuk menunda pengurusan identitas sepenting ini. Segera urus dokumen kependudukan secara mandiri, hindari praktik percaloan, dan manfaatkan Identitas Kependudukan Digital (IKD) sebagai solusi cadangan yang praktis di era modern ini.