Beo – Perihal mengganti foto pada Kartu Tanda Penduduk elektronik (KTP-el) sering menjadi pertanyaan di tengah masyarakat. Banyak pemilik identitas merasa foto lama sudah tidak relevan, buram, atau menampilkan kondisi fisik yang jauh berbeda dengan saat ini.
Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri telah menegaskan bahwa pembaruan pasfoto pada kartu identitas dimungkinkan.
Namun, proses ini tidak dapat dilakukan sembarangan karena menyangkut data biometrik kependudukan yang terintegrasi secara nasional. Pemahaman mengenai regulasi terbaru sangat diperlukan agar proses pengajuan berjalan lancar tanpa penolakan dari petugas di kecamatan maupun Dinas Dukcapil setempat.
“Disclaimer: Informasi dalam artikel ini disediakan untuk tujuan informasi umum dan tidak dimaksudkan sebagai saran profesional. Pembaca disarankan melakukan verifikasi tambahan atau berkonsultasi dengan pihak terkait sebelum mengambil keputusan.”
Prinsip Dasar Penggantian Foto KTP Elektronik
KTP elektronik bukan sekadar kartu plastik biasa, melainkan memuat chip yang menyimpan data biometrik pemiliknya, termasuk sidik jari, iris mata, dan rekaman wajah. Oleh karena itu, kebijakan mengenai Cara Ganti Foto KTP diatur cukup ketat untuk menjaga keamanan data tunggal (Single Identity Number).
Pemerintah melalui Kemendagri tidak melayani permintaan ganti foto yang didasari alasan estetika semata, seperti merasa kurang tampan atau cantik pada foto sebelumnya.
Terdapat parameter spesifik yang harus dipenuhi oleh pemohon agar permohonan pengambilan foto ulang dapat disetujui oleh petugas operator SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan).
Kriteria Wajib untuk Mengganti Foto KTP
Berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, terdapat dua kondisi utama yang mengizinkan masyarakat melakukan perekaman ulang foto KTP-el. Petugas Dukcapil hanya akan memproses permohonan jika memenuhi salah satu dari kriteria berikut:
1. Perubahan Penampilan yang Signifikan
Perubahan fisik yang permanen menjadi alasan paling kuat untuk memperbarui data visual. Kondisi ini meliputi:
- Penggunaan Hijab: Bagi perempuan yang sebelumnya tidak mengenakan jilbab saat perekaman awal dan kini telah memutuskan untuk mengenakan jilbab secara permanen. Penggantian foto sangat disarankan agar identitas visual sesuai dengan penampilan sehari-hari.
- Perubahan Wajah Pasca Operasi atau Kecelakaan: Jika terjadi perubahan struktur wajah akibat prosedur medis atau insiden tertentu yang membuat wajah sulit dikenali oleh sistem pengenalan wajah (face recognition), pembaruan data biometrik menjadi wajib.
- Perubahan Fisik Lainnya: Termasuk pelepasan atribut keagamaan tertentu atau perubahan penampilan drastis lainnya yang bersifat menetap.
2. Kondisi Fisik Kartu yang Rusak
Faktor kerusakan fisik pada kartu identitas juga menjadi pintu masuk untuk sekaligus melakukan pembaruan foto. Kondisi yang termasuk dalam kategori ini adalah:
- Foto Buram atau Pudar: Seringkali tinta pada KTP-el mengelupas sehingga bagian wajah tidak lagi terlihat jelas.
- Kartu Patah atau Terkelupas: Kerusakan fisik yang parah mengharuskan pencetakan ulang KTP. Pada momen pencetakan ulang ini, pemohon dapat mengajukan permohonan kepada petugas untuk sekaligus melakukan pengambilan foto baru, meskipun keputusan akhir tetap berada pada kebijakan teknis di lapangan.
Dokumen Persyaratan Administrasi
Persiapan berkas yang matang akan mempercepat proses pelayanan di kantor kelurahan atau Dukcapil. Dokumen yang diminta untuk urusan ini relatif ringkas karena data kependudukan sudah terekam di database pusat. Berikut berkas yang wajib dibawa:
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) Elektronik Lama: Bawa fisik kartu asli yang hendak diganti.
- Fotokopi Kartu Keluarga (KK): Pastikan membawa KK terbaru. Jika ada perubahan data di KK (seperti status perkawinan atau pendidikan), sebaiknya urus pembaruan KK terlebih dahulu sebelum mengurus KTP.
- Surat Kehilangan (Opsional): Dokumen ini hanya diperlukan jika alasan penggantian adalah karena KTP lama hilang. Surat ini harus diterbitkan oleh kepolisian (Polsek) setempat.
- Tidak Perlu Surat Pengantar RT/RW: Sesuai kebijakan penyederhanaan birokrasi, pengurusan dokumen kependudukan seperti KTP-el umumnya tidak lagi memerlukan surat pengantar dari RT atau RW, sehingga pemohon bisa langsung menuju instansi pelaksana.
Prosedur Lengkap Cara Ganti Foto KTP di Dukcapil
Mekanisme penggantian foto tidak dapat dilakukan secara online sepenuhnya. Hal ini dikarenakan proses pengambilan foto membutuhkan kehadiran fisik pemohon untuk perekaman biometrik langsung menggunakan alat yang terstandarisasi. Berikut alur yang harus ditempuh:
Tahap 1: Kunjungan ke Instansi Pelaksana
Pemohon wajib mendatangi kantor Dinas Dukcapil Kabupaten/Kota, Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dukcapil, atau Kantor Kecamatan sesuai domisili. Beberapa daerah juga menyediakan layanan mobil keliling atau gerai pelayanan publik di mal untuk mempermudah akses. Datanglah lebih awal untuk mendapatkan nomor antrean.
Tahap 2: Verifikasi Berkas
Serahkan berkas persyaratan (KTP lama dan KK) kepada petugas loket pendaftaran. Sampaikan maksud tujuan secara spesifik, yaitu ingin melakukan “Cetak Ulang KTP dengan Ganti Foto”. Jelaskan alasannya dengan jujur, misalnya karena sekarang sudah berhijab atau karena foto lama sudah terkelupas total.
Tahap 3: Perekaman Foto Ulang
Setelah berkas diverifikasi dan disetujui, pemohon akan dipanggil menuju ruang perekaman data.
- Duduk tegak menghadap kamera.
- Ikuti instruksi operator untuk posisi kepala dan pandangan mata.
- Alat perekam akan menangkap citra wajah terbaru yang akan langsung tersimpan di database kependudukan nasional.
- Pada tahap ini, sidik jari atau iris mata mungkin akan dipindai ulang untuk verifikasi, namun fokus utamanya adalah pembaruan citra wajah.
Tahap 4: Pencetakan dan Pengambilan
Waktu penyelesaian bervariasi tergantung ketersediaan blangko KTP-el dan kondisi jaringan komunikasi data (Jarkomdat) pusat. Di beberapa daerah yang menerapkan layanan “One Day Service”, KTP baru bisa jadi dalam hitungan jam.
Namun, jika blangko kosong, pemohon mungkin akan diberikan Surat Keterangan (Suket) atau diminta mengaktifkan Identitas Kependudukan Digital (IKD) terlebih dahulu sementara menunggu fisik kartu dicetak.
Ketentuan Busana dan Penampilan Saat Foto
Agar hasil foto optimal dan sesuai standar kenegaraan, perhatikan etika berbusana saat datang ke lokasi perekaman:
- Warna Pakaian: Hindari menggunakan pakaian berwarna biru atau merah polos yang sama persis dengan latar belakang (background) foto, agar badan tidak terlihat menyatu dengan latar. Gunakan warna netral atau gelap yang kontras.
- Kerapian: Gunakan pakaian berkerah (kemeja atau kaos berkerah). Pakaian tanpa lengan atau terlalu terbuka biasanya akan ditolak oleh petugas.
- Aksesori: Lepaskan kacamata, topi, atau aksesori kepala non-religius saat pengambilan foto agar fitur wajah terbaca jelas oleh sistem biometrik. Lensa kontak berwarna juga sebaiknya dilepas karena dapat mengganggu identifikasi iris mata.
- Makeup: Bagi perempuan, disarankan menggunakan riasan natural. Riasan yang terlalu tebal hingga mengubah kontur wajah secara drastis dapat menyulitkan verifikasi biometrik di masa depan (misalnya saat di bandara atau bank).
Biaya Pengurusan dan Pungutan Liar
Penting untuk diketahui oleh seluruh lapisan masyarakat bahwa seluruh proses administrasi kependudukan, termasuk ganti foto KTP, adalah GRATIS alias tidak dipungut biaya sepeser pun. Hal ini dijamin oleh Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas UU Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.
Apabila terdapat oknum petugas atau calo yang meminta sejumlah uang untuk memuluskan proses atau mempercepat pencetakan, tindakan tersebut dikategorikan sebagai pungutan liar (pungli). Masyarakat berhak melaporkan tindakan tersebut melalui kanal pengaduan resmi Dukcapil atau layanan lapor.go.id.
Sinkronisasi Data Pasca Ganti Foto
Setelah berhasil mendapatkan KTP dengan foto baru, tugas pemohon belum selesai sepenuhnya. Perubahan data biometrik atau fisik kartu seringkali memerlukan pembaruan data pada layanan publik lainnya yang menggunakan verifikasi KTP, antara lain:
- Perbankan: Segera lakukan pemutakhiran data di bank tempat rekening terdaftar. Perbedaan wajah yang signifikan antara data bank lama dan KTP baru bisa menghambat transaksi yang membutuhkan verifikasi wajah.
- BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan: Pastikan data di aplikasi JKN Mobile atau lapak asik tetap sinkron.
- Aplikasi Dompet Digital (E-Wallet): Akun yang membutuhkan verifikasi KYC (Know Your Customer) mungkin perlu diverifikasi ulang jika sistem mendeteksi anomali pada wajah saat login.
FAQ tentang Cara Ganti Foto KTP
Q: Apakah bisa ganti foto KTP secara online lewat aplikasi IKD?
A: Saat ini, penggantian foto utama di database kependudukan tetap mengharuskan kehadiran fisik di kantor Dukcapil/Kecamatan untuk perekaman biometrik yang valid. Aplikasi IKD hanya menampilkan data yang sudah terekam.
Q: Apakah background foto KTP bisa diganti warnanya?
A: Latar belakang foto KTP-el ditentukan berdasarkan tahun lahir. Tahun lahir ganjil menggunakan latar merah, sedangkan tahun lahir genap menggunakan latar biru. Pemohon tidak bisa memilih warna sesuka hati.
Q: Berapa lama proses jadi KTP baru setelah foto ulang?
A: Jika blangko tersedia dan jaringan lancar, proses bisa selesai dalam 1 hari kerja hingga maksimal 14 hari kerja tergantung kepadatan antrean di daerah masing-masing.
Q: Bolehkah ganti foto KTP karena merasa foto lama terlihat jelek?
A: Secara aturan, alasan estetika (ingin terlihat lebih cantik/ganteng) bukan prioritas pelayanan. Petugas berhak menolak jika tidak ada urgensi perubahan fisik yang permanen atau kerusakan kartu.
Q: Apakah softfile foto bisa dibawa sendiri dari rumah?
A: Tidak bisa. Foto harus diambil langsung oleh petugas operator menggunakan alat perekam resmi untuk memastikan keaslian dan standar biometrik yang sesuai dengan sistem nasional.
Penutup
Memahami Cara Ganti Foto KTP dengan benar akan menghindarkan masyarakat dari kesalahpahaman prosedural. Ingatlah bahwa KTP elektronik adalah dokumen vital negara, sehingga setiap perubahan di dalamnya harus didasari oleh kebutuhan administrasi yang nyata.
Seperti perubahan penampilan permanen atau kerusakan fisik kartu. Dengan mengikuti syarat dan alur yang telah ditetapkan Ditjen Dukcapil, pembaruan identitas dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan tanpa biaya.
Pastikan untuk selalu mengurus dokumen kependudukan secara mandiri untuk menghindari praktik percaloan yang merugikan.