Beo – Memiliki akta kelahiran merupakan hak dasar setiap warga negara Indonesia yang menjamin pengakuan hukum atas identitas diri. Dokumen ini menjadi syarat mutlak untuk berbagai urusan administrasi, mulai dari pendaftaran sekolah, pembuatan paspor, hingga lamaran pekerjaan.
Dengan adanya digitalisasi layanan kependudukan pada tahun 2026, Cara Membuat dan Cek Akta Kelahiran kini jauh lebih efisien dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Pemerintah melalui Ditjen Dukcapil Kemendagri telah mempermudah akses.
Bagi masyarakat untuk mengurus dokumen pencatatan sipil ini, baik secara tatap muka maupun daring. Memahami alur dan persyaratan terbaru sangat krusial agar proses penerbitan dokumen berjalan lancar tanpa kendala birokrasi.
“Disclaimer: Informasi dalam artikel ini disediakan untuk tujuan informasi umum dan tidak dimaksudkan sebagai saran profesional. Pembaca disarankan melakukan verifikasi tambahan atau berkonsultasi dengan pihak terkait sebelum mengambil keputusan.”
Persyaratan Dokumen Penerbitan Akta Kelahiran
Sebelum melangkah ke proses pendaftaran, persiapan berkas yang lengkap adalah kunci utama keberhasilan pengajuan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) menetapkan standar dokumen yang harus dipenuhi oleh pemohon. Kelengkapan berkas akan mempercepat proses verifikasi oleh petugas.
Dokumen Umum untuk Bayi Baru Lahir
Bagi orang tua yang baru saja memiliki buah hati, pengurusan sebaiknya dilakukan sesegera mungkin (maksimal 60 hari setelah kelahiran) untuk menghindari denda keterlambatan administratif di beberapa daerah. Berkas yang wajib disiapkan meliputi:
- Surat Keterangan Lahir: Asli dari dokter, bidan, penolong kelahiran, atau rumah sakit tempat anak dilahirkan.
- Buku Nikah/Kutipan Akta Perkawinan: Fotokopi dokumen resmi yang melegalkan hubungan kedua orang tua.
- Kartu Keluarga (KK): Dokumen asli atau fotokopi KK di mana nama anak akan didaftarkan.
- Kartu Tanda Penduduk (KTP-el): Fotokopi KTP-el kedua orang tua.
Dokumen Tambahan (Kondisi Khusus)
Tidak semua kelahiran memiliki kondisi administratif yang ideal. Berikut adalah syarat tambahan untuk situasi tertentu:
- Tanpa Buku Nikah (Nikah Siri): Jika orang tua belum memiliki akta perkawinan sah negara, maka nama ayah tidak dapat dicantumkan. Akta hanya akan mencantumkan nama ibu (Akta Anak Seorang Ibu), kecuali ada penetapan pengadilan. Pemohon perlu melampirkan SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak) Kebenaran Data Kelahiran.
- Kelahiran WNI di Luar Negeri: Memerlukan bukti pencatatan kelahiran dari negara setempat yang telah diterjemahkan dan disahkan oleh Perwakilan RI (KBRI/KJRI).
Prosedur Cara Membuat Akta Kelahiran Secara Online
Transformasi digital memungkinkan masyarakat mengurus administrasi kependudukan tanpa harus antre panjang di kantor dinas. Layanan Dukcapil Online atau aplikasi di masing-masing daerah menjadi solusi praktis.
1. Registrasi Akun Dukcapil
Akses situs resmi layanan online Dukcapil sesuai domisili (contoh: Alpukat Betawi untuk Jakarta, atau Sipon Kediren untuk daerah lain). Lakukan pendaftaran akun menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang valid. Pastikan nomor telepon dan email aktif untuk menerima notifikasi verifikasi.
2. Pengisian Formulir Digital (F-2.01)
Setelah masuk ke dashboard layanan, pilih menu “Pencatatan Kelahiran”. Pemohon akan diminta mengisi formulir F-2.01 secara digital. Isi setiap kolom dengan teliti, mulai dari nama anak, tempat tanggal lahir, hingga data orang tua dan saksi. Kesalahan pengetikan satu huruf saja dapat berakibat fatal pada data kependudukan anak di masa depan.
3. Unggah Berkas Persyaratan
Scan atau foto seluruh dokumen persyaratan asli dengan format yang jelas (biasanya JPG/PDF dengan ukuran maksimal tertentu, misalnya 1MB per file). Pastikan tulisan pada dokumen terbaca dengan baik dan tidak terpotong. Dokumen buram sering menjadi alasan utama penolakan berkas oleh sistem verifikator.
4. Proses Verifikasi dan Penerbitan
Petugas Dukcapil akan memverifikasi kesesuaian data input dengan dokumen yang diunggah. Jika dinyatakan lengkap, pemohon akan menerima notifikasi melalui email atau WhatsApp. Dokumen Akta Kelahiran digital (format PDF) akan dikirimkan ke email yang terdaftar.
Catatan Penting: Sejak Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 berlaku, Akta Kelahiran dicetak menggunakan kertas HVS A4 80 gram berwarna putih. Masyarakat dapat mencetak sendiri dokumen tersebut di rumah tanpa perlu kertas keamanan khusus, karena keasliannya dijamin oleh Tanda Tangan Elektronik (TTE) berupa QR Code.
Mekanisme Pengurusan Akta Kelahiran Secara Offline (Tatap Muka)
Meskipun jalur online tersedia, opsi tatap muka masih dibuka, terutama bagi masyarakat yang terkendala akses teknologi atau memiliki kasus dokumen yang kompleks.
- Kunjungi Kantor Dukcapil/Kelurahan: Datanglah ke kantor UPT Disdukcapil atau Kelurahan sesuai domisili KK.
- Ambil Nomor Antrean: Pilih loket pendaftaran akta kelahiran.
- Serahkan Berkas: Berikan seluruh berkas persyaratan kepada petugas loket. Petugas akan memeriksa kelengkapan saat itu juga.
- Tanda Terima: Jika berkas lengkap, pemohon akan mendapatkan tanda terima pengambilan. Simpan bukti ini dengan baik.
- Pengambilan Dokumen: Proses biasanya memakan waktu 1 hingga 5 hari kerja, tergantung kepadatan layanan di daerah tersebut.
Cara Cek Keaslian dan Status Akta Kelahiran
Setelah menerima dokumen, langkah krusial berikutnya adalah memastikan validitas data. Banyak masyarakat belum mengetahui Cara Membuat dan Cek Akta Kelahiran juga mencakup tahap verifikasi ini untuk menghindari pemalsuan dokumen.
Menggunakan QR Code (Tanda Tangan Elektronik)
Akta kelahiran model terbaru dilengkapi dengan QR Code di bagian kanan bawah sebagai pengganti tanda tangan basah dan stempel.
- Siapkan Smartphone: Gunakan aplikasi pemindai QR Code standar atau fitur kamera bawaan.
- Scan Kode: Arahkan kamera ke QR Code pada akta.
- Hasil Pindai: Jika asli, pemindai akan mengarahkan ke situs resmi Dukcapil Kemendagri yang menampilkan data detail dokumen tersebut (Nama, NIK, Status Aktif). Tanda centang hijau biasanya muncul menandakan dokumen valid.
Cek Melalui Website Dukcapil Daerah
Jika akta model lama atau ingin memastikan status database:
- Buka situs resmi Dukcapil daerah penerbit akta.
- Cari menu “Cek NIK” atau “Cek Status Permohonan”.
- Masukkan nomor registrasi akta atau NIK anak.
- Sistem akan menampilkan status data kependudukan tercatat.
Biaya dan Sanksi Keterlambatan
Pemerintah menjamin bahwa pembuatan Akta Kelahiran adalah GRATIS (Rp0) mulai dari tingkat RT, RW, Kelurahan, hingga Dukcapil. Pungutan liar (pungli) sangat dilarang keras. Biaya mungkin hanya timbul untuk denda administratif keterlambatan.
Pelaporan di beberapa daerah yang masih menerapkan Perda Denda (meskipun banyak daerah sudah menghapusnya). Keterlambatan pelaporan (biasanya di atas 60 hari) mungkin memerlukan Surat Keputusan Kepala Dinas Dukcapil setempat sebelum akta diterbitkan.
Solusi untuk Akta Kelahiran Hilang atau Rusak
Dokumen kertas rentan terhadap kerusakan atau kehilangan. Prosedur mengurusnya tidak jauh berbeda dengan pembuatan baru, namun dengan syarat yang sedikit berbeda:
- Surat Kehilangan Kepolisian: Wajib disertakan jika akta hilang.
- Fisik Akta Rusak: Lampirkan jika mengajukan penggantian karena sobek atau luntur.
- Fotokopi Akta Lama: Sangat membantu petugas untuk melacak nomor registrasi lama agar tidak terjadi duplikasi data (data ganda).
- Dokumen Pendukung: KTP dan KK terbaru.
Pengajuan dapat dilakukan melalui loket pelayanan dengan mengisi formulir permohonan penerbitan kembali kutipan akta pencatatan sipil.
FAQ tentang Cara Membuat dan Cek Akta Kelahiran
Q: Berapa lama proses pembuatan akta kelahiran selesai?
A: Sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) Dukcapil, proses normal memakan waktu 1-5 hari kerja jika berkas lengkap. Layanan online seringkali lebih cepat, bahkan bisa selesai dalam 24 jam.
Q: Apakah bisa membuat akta kelahiran tanpa surat nikah orang tua?
A: Bisa. Anak akan dibuatkan akta kelahiran dengan status “Anak Seorang Ibu”. Nama ayah tidak dicantumkan dalam akta tersebut, kecuali ada penetapan pengadilan atau bukti pengakuan anak yang sah secara hukum.
Q: Bagaimana cara mencetak ulang akta kelahiran yang hilang jika sudah ada filenya?
A: Jika sudah memiliki file PDF akta kelahiran yang bertanda tangan elektronik (TTE), pencetakan ulang dapat dilakukan secara mandiri menggunakan kertas HVS A4 80 gram. Dokumen cetakan tersebut sah dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan cetakan Dukcapil.
Q: Apakah pengurusan akta kelahiran harus sesuai domisili KTP?
A: Ya, asas domisili berlaku. Pengurusan dilakukan di Dukcapil tempat penduduk terdaftar dalam Kartu Keluarga (KK). Namun, beberapa daerah sudah menerapkan layanan terintegrasi antar wilayah.
Q: Apa itu SPTJM dalam pengurusan akta?
A: SPTJM adalah Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak. Surat ini digunakan sebagai pengganti dokumen persyaratan yang tidak dimiliki (seperti surat keterangan lahir dari bidan atau buku nikah) dengan pertanggungjawaban hukum penuh oleh pemohon.
Penutup
Memahami Cara Membuat dan Cek Akta Kelahiran di era digital memberikan kemudahan signifikan bagi masyarakat untuk memenuhi hak sipil anak. Dengan prosedur yang transparan, gratis, dan dapat diakses secara online, tidak ada lagi alasan untuk menunda pengurusan dokumen ini.
Pastikan seluruh data yang dimasukkan valid dan lakukan pengecekan berkala melalui pemindaian QR Code untuk menjamin keaslian dokumen. Tertib administrasi sejak dini akan memudahkan akses pelayanan publik di masa depan.